Komunikasi Dalam Organisasi
1. PENGERTIAN
Di bawah ini ada beberapa pendapat yang mendefinisikan komunikasi secara terpisah di antaranya:
a. Keith Davis
Communication is the process of passing information and understanding from one person to another.
Komunikasi adalah suatu proses penyampaian informasi dan peengertian dari satu orang ke orang yang lain.
b. Chester I Barnard
Komunikasi adalah suatu alat dimana orang-orang yang bersangkutan saling berhubungan satu sama lain dalam suatu organisasi untuk mencapai tujuan umum.
c. Koontz O’Donnell
Komunikasi adalah sebagai suatu pemindahan informasi dari satu orang ke orang yang lain.
Dari ketiga pendapat di atas bisa disimpulkan bahwa di dalam komunikasi harus mencakup tiga hal penting agar komunikasi tersebut berhasil baik:
1. Harus ada si pembawa berita ata biasa disebut komunikator (sender).
2. Harus ada si penerima berita atau biasa disebut komunikan (receiver).
3. Berita atau informasi yang disampaikan.
Dalam suatu organisasi komunikasi dilakukan untuk menyampaikan berita, perintah dari atasan, pemberitahuan kebijaksanaan perusahaan, ataupun untuk menanggapi masalah bawahan atau keluhan bawahan. Dengan demikian, keluhan, masalah maupun informasi yang diperlukan antarkaryawan maupun antar atasan-bawahan bisa dilakukan atau diselesaikan dengan baik.
Adapun agar komunikasi yang dilakukan antar dua orang atau lebih bisa berhasil baik harus memenuhi syarat-syarat sebagai berikut:
1. Jelas, yaitu dinyatakan ke dalam bahasa yang dimengerti oleh si penerima.
2. Tepat dalam hal orang yang dituju untuk diberi berita atau onformasi yang perlu disampaikan.
3. Sasaran tujuan pemberian berita atau informasi sebaiknya sesuai dengan yang diharapkan si pengirim.
Biasanya seseorang yang melakukan komunikasi dengan seseorang mempunyai tujuan yang berbeda-beda tergnatung pada maksud pribadi seseorang. Seseorang yang melakukan komunikasi dengan orang lain bisa bertujuan untuk memberikan informasi kepada orang yang menerima berita tersebut, bisa juga seseorang yang melakukan komunikasi dengan orang lain karena bertujuan memperoleh berita yang diperlukan dalam melaksanakan pekerjaannya, tetapi bisa juga seseorang yang melakukan komunikasi dengan orang lain karena bertujuan merundingkan sesuatu atau musyawarah untuk mencapai persetujuan di antara mereka.
Bentuk jelasnya bagaimana komunikasi terjadi bisa dilihat dalam ilustrasi sebagai berikut:
1. One Way Traffic: Komunkasi satu arah yang artinya komunikasi ini terjadi jika seseorang mengirim berita tidak bermaksud untuk menerima umpan balik (respon) dari orang yang menerimanya secara langsung. Jadi hanya bermaksud memberikan informasi atau menyampaikan perintah dari atasan untuk dikerjakan karyawan.
A B
A : Si pengirim berita
B : Si penerima berita
2. Two Way Traffic: Komunikasi yang terjadi antara seseorang dengan orang lain dimana kedua orang tersebut sama-sama aktif dalam memberikan tanggapan. Jadi baik komunikator maupun komunikan sama-sama aktif dalam berinteraksi.
Two way traffic ini biasanya dilakukan di antara sesama teman atau sesama karyawan yang berada dalam tingkatan struktur organisasi yang sama.
A B
A : Si pengirim berita
B : Si penerima berita
3. Bagaimana kalau komunikasi dilakukan oleh lebih dari dua orang, sedangkan dalam komunikasi tersebut jumlah orang yang melakukan komunikasi terus bertambah?
Menurut J.E. Walters, dalam suatu organisasi bisa dicari berapa jumlah arus tata hubungan yang terjadi kalau penambahan jumlah orang yang melakukan komunikasi terus bertambah.
Adapun menurut J.E. Walters, jumlah arus tata hubungan tersebut bisa dicari dengan menggunakan rumus sebagai berikut:
R = N (N – 1)
Dimana: R adalah Relationship, yaitu tata hubngan yang terjadi sebagai akibat bertambahnya jumlah orang yang melakukan komunikasi.
N adalah Number, yaitu jumlah artinya jumlah orang yang ada dalam organisasi atau jumlah anggota organisasi atau bisa juga jumlah unit kerja dalam organisasi.
Jadi rumus tersebut di atas menjelaskan secara matematis bahwa jumlah tata arus hubungan yang ada dalam suatu organisasi sama dengan jumlah orang-orang yang ada dalam organisasi dikalikan jumlah tersebut dikurangi satu.
Sebagai contohnya dapat dilihat pada Gambar 1 di atas. Pada gambar di atas bisa diketahui bahwa jumlah orang yang ada dalam organisasi adalah 4 orang, sehingga jumlah arus tata hubungannya adalah sebagai berikut:
R = 4 (4 – 1)
= 4 x 3
= 12
Dari hasil Relationship yang terjadi di atas menunjukkan bahwa penambahan setiap anggota organisasi akan mengakibatkan penambahan arus tata hubungan (komunikasi) dalam suatu organisasi. Adapun dengan adanya tata hubungan yang terjadi dalam suatu organisasi inilah yang merupakan faktor intern dari suatu organisasi yang menyebabkan organisasi tersebut bersifat dinamis dalam arti selalu berkembang mengikuti perubahan anggota organisasi maupun perubahan lingkungan organisasi yang bersifat intern maupun ekstern.
Jadi arus tata hubungan timbal balik yang ada pada suatu organisasi menunjukkan adanya komunikasi (interaksi) sesama anggota organisasi, baik untuk mengadakan komunikasi dalam arti memberikan perintah dari atasan, memberikan keterangan yang harus dimengerti oleh karyawan maupun komunikasi dalam arti laporan dari prestasi karyawan.
Di samping bentuk-bentuk komunikasi yang bisa terjadi dalam suatu organisasi di atas bisa dilihat juga bagaimana komunikasi bisa dilakukan antara orang yang stau dnegan orang yang lain. Adapaun cara- cara komunikasi dilakukan bisa melalui:
1. Komunikasi Langsung
Komunikasi yang dilakukan dalam menyampaikan berita, laporan maupun perintah antara si pengirim berita (komunikator) kepada si penerima berita (komunikan) dilakukan secara langsung, sehingga kalau si penerima berita melakukan respon umpan balik yang terjadi juga diterima oleh si pengirim berita juga secara langsung (pada saat itu juga).
2. Komunikasi Tidak Langsung
Komunikasi yang terjadi jika penyampaian berita tidak dilakukan secara langsung, hanya melalui orang lain ataupun secara tertulis. Komunikasi ini mengakibatkan umpan balik yang terjadi juga tertunda.
3. Komunikasi Horisontal
Komunikasi yang terjadi apabila pesan, berita laporan maupun informasi yang disampaikan oleh komunikator kepada komunikan bertujuan untuk menjalin hubungan baik dengan sesama karyawan maupun bertujuan untuk melakukan kooordinasi dalam bekerja sama.
4. Komunikasi Formal
Komunikasi yang dilakukan antara sesama anggota organisasi disesuaikan dengan urutan atau tingkatan dalam struktur organisasi. Jika komunikasi formal disampaikan dari atasan ke bawahan, maka komunikasi ini biasanya digunakan untuk menyampaikan perintah. Akan tetapi, jika komunikasi dilakukan dari bawahan ke atasan, maka komunikasi ini biasanya digunakan untuk menyampaikan laporan.
2. BAGAIMANA MENYALURKAN IDE MELALUI KOMUNIKASI
Sudah dijelaskan di awal bahwa dalam berkomunikasi harus ada si pengirim berita (sender) maupun si penerima berita (receiver). Akan tetapi, dalam prakteknya proses komunikasi harus melalui tahapan- tahapan yang terkadang tidak begitu mudah. Adapaun tahapan-tahapan tersebut bisa digambarkan sebagai berikut:
Dalam membina kerja sama dalam kelompok inilah yang nantinya digunakan dalam rangka membina koordinasi kesatuan gerak dan arah yang sesuai dengan arah dan tujuan organisasi.
Agar tercapai koordinasi dalam kerja sama itu sangat penting dilaksanakannya komunikasi yang setepat-tepatnya dan seefektif mungkin, sehingga koordinasi dan kerja sama benar-benar dapat dilaksanakan setepat-tepatnya juga.
3. Hambatan - Hambatan Komunikasi
Berikut ini adalah hambatan – hambatan dalam Komunikasi :
1. Hambatan dari Proses Komunikasi :
- Hambatan dari pengirim pesan, misalnya pesan yang akan disampaikan belum jelas bagi dirinya atau pengirim pesan, hal ini dipengaruhi oleh perasaan atau situasi emosional.
- Hambatan dalam penyandian/simbol. Hal ini dapat terjadi karena bahasa yang dipergunakan tidak jelas sehingga mempunyai arti lebih dari satu, simbol yang dipergunakan antara si pengirim dan penerima tidak sama atau bahasa yang dipergunakan terlalu sulit.
- Hambatan media, adalah hambatan yang terjadi dalam penggunaan media komunikasi, misalnya gangguan suara radio dan aliran listrik sehingga tidak dapat mendengarkan pesan.
- Hambatan dalam bahasa sandi. Hambatan terjadi dalam menafsirkan sandi oleh si penerima
- Hambatan dari penerima pesan, misalnya kurangnya perhatian pada saat menerima /mendengarkan pesan, sikap prasangka tanggapan yang keliru dan tidak mencari informasi lebih lanjut.
- Hambatan dalam memberikan balikan. Balikan yang diberikan tidak menggambarkan apa adanya akan tetapi memberikan interpretatif, tidak tepat waktu atau tidak jelas dan sebagainya.
Hambatan fisik dapat mengganggu komunikasi yang efektif, cuaca gangguan alat komunikasi, dan lain
lain, misalnya: gangguan kesehatan, gangguan alat komunikasi dan sebagainya.
3. Hambatan Semantik.
Kata-kata yang dipergunakan dalam komunikasi kadang-kadang mempunyai arti mendua yang berbeda,
tidak jelas atau berbelit-belit antara pemberi pesan dan penerima.
4. Hambatan Psikologis
Hambatan psikologis dan sosial kadang-kadang mengganggu komunikasi, misalnya; perbedaan nilai-nilai
serta harapan yang berbeda antara pengirim dan penerima pesan.
Sumber:
- http://wartawarga.gunadarma.ac.id/2010/01/komunikasi-dalam-organisasi-13/
- http://beruangkaki5.blogspot.com/2012/06/komunikasi-dalam-organisasi.html
Komentar
Posting Komentar