SISTEM INFORMASI MANAJEMEN (JURNAL TULISAN)

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI  PENGIRIMAN PAKET BARANG  STUDI KASUS PADA CV. TIKI TANDUN

Arif Sumarsono

Jurusan Manajemen Informatika, Fakultas Ilmu Komputer

Universitas Gunadarma

Jl. Margonda Raya No. 100 Pondok Cina, Depok 16424

arifsumarsono.skywards@gmail.com

ABSTRAK

Sistem  informasi  pengiriman  paket  barang  dimaksudkan  untuk meningkatkan  efisiensi  dalam  hal  pelayanan  masyarakat.  Kecamatan  Tandun Kabupaten  Rokan  Hulu  selama ini mempunyai  sistem informasi  masih dalam bentuk manual sehingga menyulitkan dan memperlambat dalam proses  transaksi data, perubahan maupun penghapusan data khususnya. Oleh sebab  itu perlu dilakukan penelitian untuk mengembangkan aplikasi sistem informasi pengiriman paket barang. Tujuan dari sistem informasi ini adalah untuk mempermudah dalam transaksi pembayaran dan pengolahan data pada CV. Tiki Tandun.   Pada  pembangunan  perangkat  lunak  menggunakan pemograman Visual Basic, Hasil Pembahasan mendapati Perangkat  lunak ini  dapat  digunakan  untuk menangani  proses pengisian data, perubahan data,  penghapusan dan pembuatan laporan pengiriman.  

Kata Kunci : Sistem, Pengiriman Barang, Laporan Pengiriman

PENDAHULUAN

Seiring  dengan  perubahan  pola  usaha  dan  pola  pengelolaan  perusahaan sebagai  landasan  utama,  dibidang  Sumber  Daya  Manusia  diperlukan  suatu perubahan  tata nilai, khususnya yang  terkait dengan penyusunan pola dan sistem pembinaan  Sumber  Daya  Manusia  agar  dapat  dilakukan  secara  terencana dan  terarah  sesuai  dengan  strategi  perusahaan  yang  baru  yaitu  perubahan  dari nilai-nilai budaya yang lama kepada nilai-nilai budaya yang baru. Peranan alat dan sarana pendukung  lainnya haruslah menjadi pemikiran bagi setiap  badan usaha  agar    pekerjaan  yang  dilakukan oleh  badan  usaha  tersebut dapat  dilaksakan dengan  baik.  Salah  satu  alat  pendukung  tersebut  yaitu alat  yang  dapat  memproses  data  dengan cepat, tepat  dan  akurat seperti  komputer. Karena dengan menggunakan alat berteknologi seperti komputer dapat meningkatkan efesiensi dan efektifitas kinerja pada perusahaan. 

CV.  TIKI  Tandun  berdiri  dari  tahun  2004  terletak  di  Desa  Tandun  Kec. Tandun Kabupaten Rokan Hulu Riau. Adapun  sarana dan prasarana dalam proses  pencatatan  data  barang  yang  akan  dikirim  masih  menggunakan  sistem pencatatan  pada  buku  dan  belum  tersedianya  basis  data  alamat  tujuan  dan  tarif  harga  sehingga  dalam  mencari  alamat  tujuan  dan  tarif  harga  masih menggunakan  buku  panduan  tarif  harga  dari  kantor  pusat  yang  menyebabkan kurang efektif dan memakan waktu yang lama untuk mencari alamat yang dituju.  Sehingga  untuk  membuat  laporan  data  pengirim  maupun  membuat  laporan harian  dan  bulanan  sering  terjadi  kerumitan.  Banyaknya  kesalahan  pencatatan laporan  atau  pendataan  yang  disebabkan  oleh  kesalahan  petugas  merupakan salah  satu  tujuan utama  dari pembuatan  sistem  aplikasi  ini, kesalahan-kesalahan yang  terjadi pada  sistem pendataan  secara manual  tidak akan  lagi  terjadi  setelah menggunakan aplikasi sistem yang terkomputerisasi. 

TINJAUAN PUSTAKA

Konsep Dasar Sistem

Menurut  Hasan  Shadily  dalam  (Teguh  Wahyono,  2004), mendefinisikan sistem sebagai berikut : “Sistem diartikan sebagai susunan. Seperti  yang  terdapat  dalam  kata  sistem  syaraf,  berarti  susunan  syaraf”. Sedangkan Menurut M.J Alexander dalam, (Teguh Wahyono,2004) “Sistem merupakan  suatu  group  dari  elemen  elemen  baik  yang  berbentuk  fisik maupun non fisik yang suatu kumpulan saling berhubungan diantarnya dan berinteraksi  bersama-sama  menuju  satu  atau  lebih  tujuan,  sasaran  atau akhir dari sebuah sistem”.  

Menurut  Gordon  B.  Davis  yang  diterjemahkan  oleh  Andreas S.Adiwardhana (1999) “Sistem bisa berupa abstrak atau  fisis. Sistem yang abstrak adalah susunan yang  teratur dari gagasan-gagasan atau konsepsi  yang  saling  bergantung”. Misalnya,  sistem  teologi  adalah  susunan  yang teratur dari gagasan gagasan  tentang Tuhan, manusia dan  lain  sebagainya. 

Pengembangan Sistem

SDLC (systems development life cycle) adalah langkah-langkah (pedoman) yang diikuti untuk mengembangkan dan merancang suatu sistem. SDLC seperti sebuah kompas didalam merancang system (Leman,1999). Tiap-tiap tahap dalam daur pengembangan sistem terdiri dari:  

Gambar 1. Siklus Hidup Pengembangan Sistem (Sumber : Jogiyanto, 2001)
  

Pada  siklus  hidup  sistem  informasi  ini  mempunyai  masing- masing  tahapnya  mempunyai  karakteristik  tersendiri,  adapun  tahap  dari  siklus hidup informasi ini adalah:  

1. Tahap perencanaan pengembangan sistem informasi. Perencanaan pengembangan  sistem bertujuan mengidentifikasikan dan memprioritaskan  sistem informasi apa yang akan  dikembangkan,  hasil  yang  ingin  dicapai,  jangka waktu pelaksanaan serta  perkembangan  yang  tersedia  dan  siapa  yang  akan melaksanakannya.  Perencanaan  sistem informasi dapat mencakup keseluruhan  unit  bisnis  maupun  secara  departemen  dengan memperhatikan unsur dari usaha bisnis tersebut. 

2. Tahap pengembangan sistem informasi Tahap disebut hidup pengembangan sistem  informasi yang garis besarnya terdiri dari enam langkah : 

      a)       Survei, pada  tahap  ini  survei  bertujuan  untuk mengetahui ruang lingkup pekerjaan.  

      b)      Analisis,  bertujuan  untuk  memahami  sistem yang ada, mengidentifikasi masalah dan   mencari solusinya.

      c)       Desain, bertujuan mendesain  sistem  baru yang dapat menyelesaikan masalah-masalah yang dihadapi.

      d)      Pembuatan, membuat sistem baru (hardware dan software). e. Implementasi, pada  tahap  implementasi    ini  siste  yang  telah  dibuat dicoba untuk diimplementasikan.  f. Pemeliharaan, sistem  yang  telah  dibuat  dan  diimplementasikan  harus dilakukan  perawatan  terhadap  sistem,  sehingga  sistem  dapat  berjalan secara optimal.   

3.   Tahap evaluasi. Evaluasi perlu dilakukan untuk memastikan  bahwa  pelaksanaan pengembangan  sistem  sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan baik dari segi waktu, biaya maupun teknis. 

Kiriman Barang

Secara  umum  Pengiriman  Barang  adalah  segala  upaya  yang diselenggarakan  secara  sendiri  atau  bersama-sama  dalam  suatu  organisasi  untuk memberikan pelayanan jasa berupa pengiriman barang Tarif Kiriman Menurut A. Santos Sudarman  ( 2007). Adapun  jenis pengiriman  yang digunakan adalah :  

1. Daftar Tarif Karantina Untuk commodity  tertentu dikenekan biaya karantina oleh Negara yang dibebankan kepada pelanggan  tanpa mengambil keuntungan. Diluar  tarif  tersebut  dikenakan  charge  Rp.2.000,-/kg  untuk percepatan proses di karantina. 

2. Daftar tarif yang dikenakan surcharge Untuk commodity tertentu akan dikenakan biaya surcharge oleh pihak airlines  oleh  sebab  itu  beban  tersebut  dikenakan  kepada  pelanggan berdasarkan hitungan yang terlampir.  

3. Daftar Jadwal Penerbangan dan Angkutan, serta ukuran pintu pesawat Jadwal  ini  penting  menjadi  perhatian  untuk  menjelaskan  kepada pelanggan  tentang  jadwal  pemberangkatan  yang  kita  gunakan.  Dan ukuran pintu pesawat perlu untuk memastikan apakah barang kiriman pelanggan dapat diangkut menggunakan pesawat atau tidak.    

  

IMPLEMENTASI

Sistem Informasi Paket Pengiriman Barang

Diagram ini dimaksudkan untuk memberikan gambaran dengan pihak mana saja sistem ini berinteraksi, dan data apa saja yang mengalir diantaranya. Berikut diagram konteks sistem berjalan :  

Gambar 2. Diagram Konteks 

Menu utama ini halaman setelah melakukan login admin terdiri dari pilihan menu yaitu data, laporan, tambah user, keluar ini merupakan tombol menu yang digunakan oleh administrator.   

Gambar 3. Halaman Utama 

Pengiriman Barang

Input Pegiriman ini digunakan untuk memasukan data pengirim yang akan melakukan pengiriman paket barang. Dapat dilihat pada gambar 4.  

Gambar 4. Input Pengiriman   

Input tujuan ini adalah form yang telah diisi data tujuan daerah beserta tarif harga, sehingga memudahkan untuk melakukan transaksi pembayaran. Dapat dilihat pada gambar 5 . Form input daerah tujuan ini berguna untuk menentukan data tujuan pengiriman barang.  

Gambar 5. Input Daerah Tujuan 

Transaksi Pembayaran

Proses transaksi ini dilakukan sebagai langkah pembuatan laporan pengiriman barang. Admin menginputkan data pengiriman yang kemudian  pengirim akan mendapatkan bukti tanda pengiriman. 

Gambar 6. Input Daerah Tujuan 

Laporan Pengiriman

Laporan  ini  adalah  bukti  tanda  pengiriman  untuk  pengirim  dan  pertinggal, adapun proses pengujian Dapat dilihat pada gambar 7, dengan mengisikan Noresi  dan  tanggal  pengiriman  sebagai  index  untuk mencetak data tersebut.  

Gambar 7. Tanda Bukti Pengiriman 

Laporan Pengiriman Perhari

Pengujian  laporan perhari ini digunakan  untuk  membuat  laporan  perhari.   

Gambar 8. Laporan Pengiriman Perhari 

Laporan Pengiriman Perbulan

Pengujian  laporan perbulan  ini adalah membuat  laporan data pengiriman dan pembayaran  selama  sebulan,  adapun    proses  pengujian  laporan  perbulan tersebut Dapat dilihat pada gambar 9.  

Gambar 9. Laporan Pengiriman Perbulan

Pemeliharaan Sistem

Penyebaran  sistem merupakan  tahap dimana user sebagi pengguna dapat memahami  penggunaan  sistem  yang  sebenarnya  secara  keseluruhan. pemeliharaan  system  dimaksud  untuk  diimplementasikan  terhadap  instansi tempat  penelitian,  sehingga  bisa  dilakukan pemeliharaan  system  secara terupdate. 

KESIMPULAN

Berdasarkan hasil penelitian yang telah dilakukan selama ini, telah berhasil dibuat suatu program  aplikasi  system  informasi pengelolaan data pengiriman paket barang.  

Program  aplikasi  tersebut  telah  diuji  coba  dan  hasilnya  cukup  efektif  dan  efisien dibandingkan  dengan  sistem  manual  yang  selama  ini  dilakukan.  Dengan digunakannya  program  aplikasi  ini  seperti  penginputan  data  pengirim,  pembuatan laporan,   maka  informasi yang dibutuhkan oleh berbagai pihak dapat dengan mudah diperoleh serta akurat dan dapat dipercaya.   Dari hasil penelitian dan pengujian sistem informasi pengelolaan data pengiriman, pembuatan  laporan pengiriman dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut :  

1. Bahwa dengan menggunakan  sistem  manual pada CV.TIKI Tandun, Pengelolaan  data  pengiriman  dan  cetak  bukti pengiriman,  mengakibatkan pengolahan  data  menjadi  kurang  efektif  dan  efisien,  dimana  terjadi pemborosan waktu, tenaga kerja dan biaya.   

2. Dengan  diterapkannya  Sistem  Informasi  transaksi  dan  pengolahan  data pengiriman barang secara aplikasi pemograman, maka kekurangan dari sistem yang  lama  dapat  ditanggulangi  terutama  dalam  hal  efektifitas  dan  efisiensi waktu, tenaga kerja, dan biaya  

DAFTAR PUSTAKA

[1] Adiwardana  Davis ( 2006). Informasi. Penerbit: GRAHA Ilmu, Yogyakarta  

[2] Sudarman  Santos  (2007).  Teliti  dalam  menentukan  tarif  .  PT.CV. TITIPAN KILAT. Pekanbaru    [3] Davis  Gordon  B,  1999,  Kerangka  Dasar  Sistem  Informasi  Manajemen, Bagian I Pengantar, Penerbit: PT.  Pustaka Binaman  Pressindo, Jakarta Pusat.  

[4] Gasperez  Vincent,  Dr.,  Ir., MS,  1988,  Sistem  Informasi  Manajeme,  Suatu Pengantar, Penerbit: CV.ARMIKO, Bandung.  

[5] Jogianto H.M  1999,  Analisa Dan  Perancangan  Sistem  Inforamasi,  Penerbit Andi Offset. Yogyakarta  

[6] Wahyono Teguh, 2004, Sistem Informasi, Konsep Dasar, Analisa Desain dan Implementasi , Penerbit: GRAHA Ilmu, Yogyakarta. 

[7] Shadily Hasan.  2004. Sistem  Informasi,  KonsepDasar, Analisa Desain  dan Implementasi , Penerbit: GRAHA Ilmu, Yogyakarta  

[8] Oetomo  Budi  Sutedjo  Dharma,  S.Kom,  MM,  2002  Perancangan  dan Pembangunan Sistem Informasi, Penerbit: Andi, Yogyakarta.